Datenschutzhinweise

Version 01/2025

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der nationalen Datenschutzgesetze sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Auf dieser Website finden Sie die folgenden Datenschutzinformationen nach Art. 13 ff. DSGVO.

Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung für Bewerber und Interessenten verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter https://www.motel-one.com/de/datenschutz/, in der Sie Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website finden.

I. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen sie unseren Datenschutzbeauftragten unter den folgenden Kontaktdaten:

KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Nordstraße 17a

50733 Köln

E-Mail: dsb-motelone@kinast.eu

II. Informationen nach Art. 13 ff. DSGVO für Bewerber:innen

Die folgenden Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitungsprozesse in Motel One und The Cloud One Hotels bei Bewerbungsverfahren.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist Ihr jeweiliger Vertragspartner (Motel One oder The Cloud One Hotels).

Motel One GmbH

Tegernseer Landstraße 165

D-81539 München

Tel: 089 / 665025-0

Fax: 089 / 665025-50

Internet: www.motel-one.com und www.the-cloud-one.com

E-Mail: privacy@motel-one.com und privacy@the-cloud-one.com

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir unterscheiden im Rahmen des Bewerbungsprozesses zwischen personenbezogenen Daten, die für die Durchführung der Bewerbung erforderlich sind und personenbezogenen Daten, deren Angabe freiwillig ist.

2.1 Anbahnung eines Beschäftigtenverhältnisses

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die für die Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlich sind, erfolgt zweckgebunden, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitungen ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen in Bezug auf ein Beschäftigtenverhältnis nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich sein sollte, werden die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten durch uns weiterverarbeitet. Die Verarbeitung dient in diesem Fall der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.2. Einwilligung

Darüber hinaus können Sie personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses freiwillig angeben, z.B. damit wir uns einen Eindruck von Ihnen verschaffen können. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie uns durch Ankreuzen eines entsprechenden Kästchens auf unserem Stellenportal, der Bewerberplattform oder per E-Mail für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt haben. Zu diesen Zwecken gehört beispielsweise die Aufnahme Ihrer Bewerbung in eine Bewerberdatenbank für spätere offene Stellen. Die freiwillig erteilte Einwilligung kann jederzeit durch Nachricht an die oben angegebenen E-Mail-Adressen widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

2.3 Einwilligung in die Kontaktierung über WhatsApp

Ebenso besteht die Möglichkeit in die Kontaktierung über WhatsApp einzuwilligen. Auch hier erteilen Sie uns durch Ankreuzen eines entsprechenden Kästchens auf unserer Bewerberplattform Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Sie über WhatsApp kontaktieren zu dürfen. Die freiwillig erteilte Einwilligung kann jederzeit durch Nachricht an die oben angegebenen E-Mail-Adressen widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, wird dadurch nicht berührt.

Die Kommunikation über WhatsApp ist durch eine Ende-Zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. WhatsApp hat aber Zugriff auf die Metadaten der Kommunikation (Absender, Empfänger, Zeitpunkt, Größe etc.). Außerdem können wir trotz Abschluss aller erforderlichen datenschutzrechtlichen Vertragswerke nicht ausschließen, dass WhatsApp Ihre Daten für eigene oder fremde Zwecke erhebt, verarbeitet, nutzt und an Dritte übermittelt. Wir weisen darauf hin, dass Ihre Daten auch außerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraumes verarbeitet werden können. Hierfür haben wir uns von WhatsApp versichern lassen, dass die erforderlichen Garantien nach Art. 44 ff DSGVO für Übermittlungen in Drittstaaten vorliegen.

Es können sich dennoch Datenschutzrisiken für die Nutzer*innen ergeben, da möglicherweise kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist und die Durchsetzung der Betroffenenrechte erschwert wird.

Bitte informieren Sie sich über die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp. Die Nutzung– und Datenschutzbedingungen des Anbieters WhatsApp, können hier abgerufen werden: Datenschutzrichtlinie – EWR (whatsapp.com).

Ihre Handynummer sowie Ihre personenbezogenen Daten werden von uns auf dem Endgerät, auf dem sich das Chatprogramm WhatsApp befindet, nicht gespeichert. Der Chatverlauf mit Ihnen wird spätestens nach Abschluss der Bewerbungsphase gelöscht.

3. Herkunft der Daten

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten in der Regel von Ihnen (per Mail oder postalisch). Daneben erhalten wir Bewerbungen über unsere Bewerbungsplattform, wo Sie eigenständig Ihre für die Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlichen Daten hochladen. Auch können Ihre personenbezogenen Daten von Dienstleistern und Bewerbungsportalen an uns übermittelt werden, mit denen wir entsprechende datenschutzrechtliche Vereinbarungen geschlossen haben. Dazu gehören Indeed und Linked In, sofern Sie einer Übermittlung zugestimmt oder diese selbst veranlasst haben (z.B. über einen „Direct Apply“-Button). Weiterführende Informationen zum Datenschutz bei Indeed und Linked In finden Sie unter:

FAQ: Indeeds Ansatz bezüglich des Datenschutzes

LinkedIn Datenschutzrichtlinie

4. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere folgende Daten bzw. Datenkategorien:

4.1 Erforderliche personenbezogene Daten

Für den Bewerbungsprozess erforderlich sind regelmäßig folgende Angaben:

• Ihre Stammdaten (Vor- und Nachname);
• Ihre Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Ihre fachlichen und persönlichen Fähigkeiten (schulische Laufbahn/en, Ausbildung/en, Hochschulausbildung/en, Weiterbildung/en, Sprachzertifikat/e).

4.2 Freiwillig angegebene personenbezogene Daten

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses freiwillige Angaben sind regelmäßig die Folgenden:

• ein Foto;
• Ihr Geburtsdatum;
• Angaben über Hobbies;
• Angaben über im privaten Bereich erlangte Fähigkeiten (wenn Sie beispielsweise eine Jugendorganisation geleitet haben oder ein Ehrenamt absolviert haben).

5. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb der Gesellschaft der Verantwortlichen erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereiche) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Anbahnung und zum Abschluss eines Beschäftigtenverhältnisses benötigen. Unter Umständen werden bestimmte Daten an alle verbundenen Gesellschaften übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgabe für die mit Unternehmen verbundenen Gesellschaften zentral wahrgenommen wird. Daneben bedienen wir uns im Rahmen des Bewerbungsmanagements und zum Betrieb unserer Bewerberplattform unterschiedlicher Dienstleister, mit denen – je nach Konstellation – ebenfalls eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. den Anforderungen nach Art. 28, 29 DSGVO abgeschlossen worden ist.

6. Drittstaatenübermittlung

Es kann bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Motel One, The Cloud One und seiner Dienstleister zu Datenübermittlungen in Drittländer außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) kommen. Diese Übermittlung nehmen wir nur vor, wenn angemessene Garantien für die Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus nach Art. 44 ff DSGVO vorliegen (z.B. ein Angemessenheitsbeschluss für den betreffenden Staat nach Art. 45 Abs. 1 DSGVO oder der Abschluss von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder Sie uns Ihre informierte Einwilligung in die Drittstaatenübermittlung erteilt haben (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies zur Erreichung des Zwecks Ihrer Erhebung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, solange sie für den Bewerbungsprozess erforderlich ist.

Sollte der Bewerbungsprozess erfolglos verlaufen oder sollten Sie ihre Bewerbung zurückziehen, löschen wir Ihre im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhaltenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses. Für einen längeren Zeitraum speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn dies aus rechtlichen Gründen erforderlich und zulässig ist oder Sie uns Ihre Einwilligung hierfür erteilt haben.

Sollten Sie Ihre Einwilligung widerrufen, gelten die zum erfolglosen Bewerbungsprozess oder zum Zurückziehen der Bewerbung genannten Angaben zur Speicherdauer.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 13, 22 DSGVO liegt vor, wenn Betroffene einer Bewertung sie betreffender persönlicher Aspekte unterworfen werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht und die rechtliche Wirkung für die betroffene Person entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Eine solche Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Bewerber:innen findet nicht statt.

9. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten unter Punkt 4.1 im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren ist zur Anbahnung bzw. Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Durchführung des Bewerbungsverfahrens nicht möglich. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten unter Punkt 4.2 ist freiwillig.

10. Betroffenenrechte

Betroffene Personen können unter der o.g. E-Mail-Adresse Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung ihrer Daten verlangen. Weiterhin besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Ferner haben Sie bei erteilter Einwilligung das Recht auf Widerruf. Die freiwillig erteilte Einwilligung kann jederzeit durch Nachricht an die hier angegebenen E-Mail-Adressen widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, wird dadurch nicht berührt.

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den Datenschutzbeauftragten oder eine Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Betroffenenrechte können gegenüber privacy@motel-one.com bzw. privacy@the-cloud-one.com geltend gemacht werden.